BRIEFING INTERNSHIP: KEMAHIRAN MENULIS & EMEL & DOKUMENTASI

BRIEFING INTERNSHIP: KEMAHIRAN MENULIS & EMEL & DOKUMENTASI

• Category: Internship Briefing 2024
• Date 25-09-2024

BRIEFING INTERNSHIP: KEMAHIRAN MENULIS & EMEL & DOKUMENTASI
Kategori: Briefing Internship 2024

Tarikh: 25-09-2024

Gambaran Keseluruhan Bengkel

Pada 25 September 2024, Goon International College (GIC) telah menganjurkan Bengkel Kemahiran Menulis & Emel & Dokumentasi yang komprehensif khusus untuk pelajar Semester 7. Tujuan bengkel ini adalah untuk membekalkan pelajar dengan kemahiran penting yang mereka perlukan untuk internship yang akan datang. Dalam persekitaran profesional hari ini, komunikasi yang berkesan adalah penting, dan bengkel ini bertujuan untuk meningkatkan keupayaan pelajar dalam menulis emel, dokumentasi, dan menyusun laporan akhir internship.

Kepentingan Kemahiran Menulis

Dalam mana-mana kerjaya, kemahiran menulis yang kuat adalah perlu untuk menyampaikan idea dengan jelas dan profesional. Keupayaan untuk menulis dengan baik boleh mempengaruhi bagaimana orang lain melihat anda, terutamanya dalam situasi formal seperti internship. Majikan sering menilai calon berdasarkan kemahiran komunikasi bertulis mereka, menjadikannya penting untuk pelajar bersedia.

Bengkel ini menekankan bahawa pelajar tidak hanya perlu memberi tumpuan kepada tatabahasa dan tanda baca tetapi juga kepada kejelasan, kesederhanaan, dan profesionalisme dalam penulisan mereka. Dengan menguasai aspek-aspek ini, pelajar dapat menghasilkan dokumen yang mencerminkan kemahiran dan profesionalisme mereka.

Asas Menulis Emel

Bengkel dimulakan dengan sesi tentang etika emel, yang dikendalikan oleh Madonna Francis. Beliau menekankan kepentingan emel sebagai cara komunikasi utama dalam dunia perniagaan. Berikut adalah beberapa perkara penting yang dibincangkan:

• Memahami Bidang Emel:
  Madonna menerangkan perbezaan antara bidang "Kepada," "Cc," dan "Bcc." Memahami perbezaan ini adalah penting untuk komunikasi emel yang berkesan. Bidang "Kepada" harus mengandungi alamat penerima utama, manakala "Cc" (salinan karbon) digunakan untuk penerima sekunder yang perlu mengetahui perbualan. "Bcc" (salinan buta) membolehkan anda menghantar emel kepada beberapa penerima tanpa mereka mengetahui siapa lagi yang menerimanya. Mengetahui cara menggunakan bidang ini boleh meningkatkan profesionalisme dalam komunikasi.

• Menyusun Emel dengan Baik:
  Emel yang terstruktur dengan baik harus menyampaikan tujuannya dengan jelas. Pelajar digalakkan untuk:

  • Menghadapi Penerima dengan Betul: Gunakan gelaran formal dan nama yang betul.
  • Menjadi Ringkas dan Terus: Masuk ke dalam inti perkara dengan cepat untuk menghormati masa penerima. Elakkan butiran yang tidak perlu yang mungkin mengelirukan atau mengalihkan perhatian daripada mesej utama.
  • Menjaga Nada Profesional: Emel harus ditulis dalam nada profesional, mengelakkan bahasa slanga atau terlalu kasual.

• Tandatangan Emel Profesional:
  Madonna membincangkan kepentingan tandatangan emel yang berkesan. Tandatangan ini harus merangkumi maklumat hubungan yang relevan, seperti nama pengirim, nombor telefon, dan jawatan. Tandatangan emel bukan sekadar adab; ia berfungsi sebagai bentuk penjenamaan diri yang boleh meninggalkan kesan yang berkekalan kepada penerima.

• Penyuntingan:
  Akhirnya, beliau menekankan pentingnya menyemak semula emel sebelum menghantarnya. Meluangkan masa untuk membaca emel anda membantu menangkap kesilapan dan memastikan kejelasan. Emel yang ditulis dengan baik boleh membuat perbezaan yang ketara dalam cara mesej anda diterima.

• Mengelakkan Kesilapan Biasa:
  Kesilapan umum termasuk menggunakan bahasa yang tidak jelas, membuat kesalahan ejaan atau tatabahasa, dan terlupa lampiran. Mengelakkan kesilapan ini dapat membawa kepada komunikasi yang lebih jelas dan penampilan yang lebih profesional.

Kemahiran Menulis untuk Laporan Akhir Internship

Sesi seterusnya, yang dikendalikan oleh Nurul Atikah Binti Kamaruddin, memfokuskan kepada Laporan Akhir Internship, dokumen penting yang merangkum pengalaman dan pembelajaran pelajar sepanjang internship mereka. Berikut adalah perkara penting yang dibincangkan dalam sesi ini:

• Struktur Laporan:
  Nurul membimbing pelajar tentang cara menyusun laporan mereka dengan berkesan. Komponen utama laporan akhir internship termasuk:

  • Halaman Tajuk: Tajuk yang jelas yang mengenal pasti laporan dan nama pelajar.
  • Profil Syarikat: Tinjauan ringkas mengenai organisasi tempat internship dijalankan, termasuk misi, visi, dan aktiviti utama.
  • Aktiviti Internship: Penerangan terperinci tentang tugas dan projek yang dilaksanakan sepanjang internship. Seksyen ini harus menyoroti kemahiran yang diperoleh dan cabaran yang dihadapi.
  • Penilaian Peribadi: Pandangan tentang apa yang pelajar pelajari sepanjang internship dan bagaimana mereka berkembang secara profesional dan peribadi.
  • Cadangan: Cadangan untuk penambahbaikan berdasarkan pengalaman mereka. Seksyen ini juga boleh mencerminkan apa yang organisasi boleh lakukan dengan lebih baik untuk meningkatkan pengalaman internship bagi pelajar yang akan datang.

• Maklumat Tambahan:
  Menyertakan maklumat tambahan, seperti maklum balas daripada penyelia atau projek tertentu, boleh meningkatkan kualiti laporan. Juga, menggunakan jadual kandungan untuk navigasi yang mudah adalah idea yang baik, menjadikannya lebih mudah bagi pembaca untuk mencari bahagian tertentu.

• Petua Pemformatan:
  Nurul menekankan kepentingan pemformatan yang betul, termasuk tajuk, sub-tajuk, dan titik peluru, untuk meningkatkan kebolehbacaan. Menjaga laporan teratur memudahkan pembaca mengikuti dan memahami kandungan.

Kemahiran Dokumentasi

Segmen terakhir bengkel, yang dibentangkan oleh Elaveenthan A/L Kumaran, membincangkan topik dokumentasi. Dokumentasi yang baik adalah penting dalam mana-mana persekitaran profesional. Berikut adalah perkara penting dari sesi ini:

• Mengatur Maklumat:
  Belajar cara untuk mengatur maklumat secara logik adalah penting untuk mengekalkan aliran kerja yang cekap. Pelajar digalakkan untuk mengkategorikan dokumen dan menyimpan rekod komunikasi penting dengan berkesan.

• Penyimpanan Rekod:
  Amalan dokumentasi yang baik membantu mencegah salah faham dan kesilapan. Mampu mengakses maklumat yang diperlukan dengan cepat adalah penting untuk operasi yang lancar dalam mana-mana organisasi.

• Kepentingan Dokumentasi dalam Persekitaran Profesional:
  Dokumentasi bukan sekadar tentang menyimpan rekod; ia juga memastikan tanggungjawab dan jejak. Dengan menguasai kemahiran dokumentasi, pelajar dapat meningkatkan keberkesanan mereka dalam persekitaran berpasukan.

• Jenis Dokumen:
  Pelbagai jenis dokumen mungkin diperlukan semasa internship, termasuk laporan, minit mesyuarat, dan pelan projek. Mengetahui cara untuk mencipta dan menyelenggara dokumen ini adalah penting bagi mana-mana intern.

• Amalan Terbaik untuk Dokumentasi:
  Dokumentasi yang baik termasuk penandaan fail yang jelas, kemas kini berkala, dan semakan menyeluruh. Amalan ini membantu mengekalkan integriti maklumat yang dikongsi.

Persediaan untuk Internship dan Kerjaya Masa Depan

Bengkel Kemahiran Menulis & Emel & Dokumentasi memberikan pelajar kemahiran penting yang mereka perlukan untuk mempersembahkan diri mereka secara profesional semasa internship dan dalam kerjaya masa depan mereka. Dengan memahami cara untuk menulis emel yang berkesan, menyusun laporan akhir internship, dan mengekalkan dokumentasi yang baik, pelajar lebih bersedia untuk memenuhi tuntutan dunia profesional.

Kesimpulan

Di Goon International College, kami percaya bahawa kemahiran menulis yang komprehensif dan komunikasi emel yang berkesan adalah penting untuk pertumbuhan peribadi dan profesional pelajar. Bengkel ini bukan sahaja membekalkan pelajar dengan alat penting untuk internship mereka tetapi juga meletakkan asas untuk kerjaya masa depan mereka. Semasa mereka bersedia untuk memasuki tenaga kerja, kemahiran yang mereka pelajari akan terbukti tidak ternilai dalam membantu mereka berkomunikasi dengan berkesan, mendokumentasikan pengalaman mereka, dan mempersembahkan diri mereka secara profesional.

Dengan memberi tumpuan kepada penulisan emel, struktur laporan, dan amalan dokumentasi yang penting, pelajar dapat meningkatkan keupayaan mereka untuk menyampaikan pemikiran mereka dengan jelas dan berkesan. Semasa mereka memulakan internship mereka, kami menggalakkan mereka untuk memohon kemahiran ini dan terus meningkatkan keupayaan menulis mereka.